Ablauf Beschwerdeprozess
Wenn Sie sich über das Awareness Portal oder direkt bei den Ansprechpersonen oder der Beschwerdestelle melden, wird Ihnen aktiv zugehört. Ihre Grenzen werden respektiert und Ihr Anliegen/ Ihre Meldung/ Ihre Beschwerde ernst genommen und vertraulich behandelt.
Was passiert nach der Kontaktaufnahme?
Nachdem Sie Kontakt aufgenommen haben oder durch Dritte den Ansprechpersonen/ der Beschwerdestelle Ihr Anliegen geschildert wurde, erhalten Sie ggf. einen Vorschlag für einen Gesprächstermin. Dieser kann in Präsenz oder am Telefon stattfinden. Durch die Ansprechpersonen (§ 3 Absatz 3 der Richtlinie gegen Diskriminerung und sexualisierte Gewalt) erhalten Sie ein informierendes Erstgespräch zur Klärung des Anliegens sowie eine Verweisberatung mit Weiterleitung an Beratungsstellen bzw. an die Beschwerdestelle mit weiteren Informationen zur Möglichkeit einer formellen Beschwerde.
Im Erstgespräch werden Ihr Anliegen/ Ihre Meldung/ Ihre Beschwerde und Ihre Wünsche schriftlich festgehalten. Zunächst hat ausschließlich die beratende Vertrauensperson Zugriff auf die festgehaltenen Daten. Zu Dokumentationszwecken und zur Einordnung der Fälle für künftige Maßnahmen werden die Daten, ggf. anonymisiert, an die Beschwerdestelle weitergeleitet. Die Beschwerdestelle arbeitet streng vertraulich, alle beteiligten Personen sind zur Verschwiegenheit verpflichtet und geben ohne Ihre ausdrückliche Zustimmung keine Informationen an andere weiter.
Um aktiv handeln zu können, ist es notwendig, die Personen/Gruppen/Bereiche, über die eine Beschwerde/ Meldung formuliert wird, namentlich zu benennen und die eigenen Kontaktdaten anzugeben. Dies ermöglicht es, angemessene Schritte zur Untersuchung des Vorfalls zu unternehmen.
Eine formelle Beschwerde wird von der Beschwerdestelle schriftlich aufgenommen. Die Beschwerdestelle unterstützt die Beschwerde führende/ meldende Person im Beschwerdeprozess und ist bei allen Verfahrensschritten beteiligt, von der Aufnahme der Beschwerde bis zur datenschutzkonformen Dokumentation. Die Beschwerdestelle informiert alle beteiligten Personen über Maßnahmen und das Ergebnis des Verfahrens. Das Recht auf Einleitung eigener rechtlicher Schritte bleibt unberührt.
Was können Sie im Beschwerdeverfahren erwarten?
Die Ansprechpersonen und die Beschwerdestelle sind im Rahmen der Richtlinie gegen Diskriminerung und sexualisierte Gewalt zum Umgang mit Beschwerden geschult und sind für einen respektvollen Umgang mit Betroffenen sensibilisiert. Vertraulichkeit und Verschwiegenheitspflicht sind garantiert.
Die Beschwerdestelle ist ermächtigt und verpflichtet, in einem Beschwerdefall zu ermitteln und ggf. passende Maßnahmen einzuleiten bzw. den Kommissionen vorzuschlagen. Da die Ansprechpersonen und die Beschwerdestelle keine ausgebildeten Psycholog*innen oder Therapeut*innen sind, wird für eine umfangreiche Beratung an Fachstellen, u. a. auch an der OVGU (Psychosoziale Studierendenberatung), vermittelt.
